规章制度
  • 温州医科大学公文处理办法
  • 作者:ddddx  编辑:  来源:   浏览:586   时间:2016年09月26日
  • 温医大〔2015〕45号

     

    第一章   

    第一条 为进一步提高学校公文处理工作效率和公文质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)要求,结合学校公文处理实际,制定本办法。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

    第二条 学校公文,是学校实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条 公文处理坚持实事求是、准确规范、精简高效的原则。

    第五条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和其他相关部门规定,确保国家秘密的安全。

    第六条 党委办公室、校长办公室(以下简称“学校办公室”)主管学校党政公文的处理工作,并对学校其他部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门、单位办公室是其公文处理的管理机构,应有专人负责公文处理工作。不设办公室的部门、单位指定专人负责公文处理工作。

    第七条 学校运用办公自动化系统(OA系统)完成公文处理工作,尽量减少纸质公文数量,加快公文传输速度,提高公文处理时效。

     

    第二章  公文种类

        第八条 学校公文种类主要有:

    (一)决定

    适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤消下属单位不适当的决定事项。

    (二)通告

    适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    (三)通知

    适用于发布、传达要求下属单位执行和需要有关单位周知或执行的事项,转发、批转公文。

    (四)通报

    适用于在全校范围内传达重要精神或情况。

    (五)报告

    适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。

    (六)请示

    适用于向上级机关请求指示、批准。

    (七)批复

    适用于答复下属单位的请示事项。

    (八)意见

    适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (九)函

    适用于不相隶属单位之间互相商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

    (十)纪要

    适用于记载、传达重要会议情况和议定事项。

    第三章  公文格式

    第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

    (一)涉及国家秘密的公文应当标注份号、标注密级(分为“绝密”“机密”“秘密”)和保密期限。

    (二)紧急公文应当根据紧急程度在发文单位标志的左上角分别标明“特急”“加急”。

    (三)发文单位标志应当由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

    (四)发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,只标注主办单位发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

    校级公文代字有“温医大党”“温医大”“温医大党干”“温医大干”“温医大学纪”“温医大国教”“温医大函”等;学校办公室公文代字为“温医大党办”“温医大办”,以上文件由学校办公室负责制发。

    各部门、单位公文的代字分别由“温医大”加行文单位代字组成,由部门、单位制发;非常设机构不单独设置公文代字,相关公文由挂靠单位制发。

     新设立的部门、单位应当向学校提出发文代字申请。经审查符合条件的,方可正式列入部门、单位公文代字。部门、单位合并或者撤销时,相应对部门、单位公文代字进行调整。

    (五)上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (六)公文标题一般由发文单位名称、事由和文种组成,一般不用标点符号。

    (七)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

    (八)正文是公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。正文用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。

    (九)公文如有附件,应在正文下标明附件顺序和名称。附件应当另页编排,与公文正文一起装订;如不能与正文一起装订,应在附件名称后标注“(另报)”。

    (十)发文单位署名可以用全称或者规范化简称。

    (十一)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

    (十二)公文署名上应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

    (十三)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

    (十四)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

    第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

    第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照国家有关标准和规定执行。

    第四章  行文规则

    第十二条 学校严格执行上级作风建设的有关要求,努力精简各类公文。行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的公文一律不发。现行公文仍然适用的,不再重复发文。涉及同一事项的工作部署和要求的公文,尽量合并印发。严格控制公文篇幅。

        第十三条 严格控制以学校名义发文。涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文,方以学校名义发文。

    属于各部门、单位常规业务工作和职权范围内的事项,各部门、单位可自行发文或者几个单位联合发文,自行管理,自负其责。联合发文应当明确主办部门、单位,文中应当注明经学校同意。如确有必要,可以以学校办公室转发的形式发文。

    学校各部门、单位间需严格控制互相行文。除学校办公室外,其他部门、单位不得对外正式行文。

    第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。根据行文关系,学校公文有上行文、下行文、平行文3种。

    (一)向省委教育工委、省教育厅等上级党政机关行文用上行文,多用报告、请示等文种。

    (二)向学校部门、单位行文用下行文,多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

    (三)向不相隶属的单位行文用平行文,多用意见、函等文种。

    学校一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

    (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级部门、单位。

    (二)请示应当一文一事,一般只有一个主送机关,需要同时报送其他机关的,应以抄送形式报送。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    (三)除学校领导直接交办的事项外,不得以部门、单位名义向学校领导报送“请示”“意见”和“报告”。向校党政领导请示或报告的公文,主送学校办公室。

    (四)上行文应按照上级机关要求的途径和份数报送。其中,须报送电子公文的,应当由学校办公室通过电子公文传输平台提交电子公文。

    第十六条 向下级部门、单位行文,主送受理部门、单位,根据需要抄送相关部门、单位。重要行文应当根据工作需要抄送有关上级机关。

        第十七条 受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应抄送其另一上级单位。

    第五章  发文办理

    第十八条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括起草、审核、核稿、复核、签发、用印、分发等程序。

    第十九条 起草公文应当做到:

    (一)符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关的指示。完整准确体现学校意图,并同现行有关公文相衔接。

    (二)主题突出,观点明确,内容简洁,结构严谨,表述准确,文字精炼,文种正确,格式规范。 

    (三)公文涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。

    第二十条 校级发文:

    (一)校级发文在OA系统“学校发文”模块完成制发工作。

    (二)主办部门、单位拟制公文后,经部门、单位领导审核并签署意见,提交学校办公室。

    部门、单位负责人应主持、指导公文起草工作,并对公文内容的合法性、规范性、真实性和准确性负责。

    严格公文会签管理,涉及会办的公文,会签完成后方可提交学校办公室。

    公文主办部门、单位需加强工作预见性,急件须提前3个工作日提交学校办公室。

    (三)部门、单位提交的校级公文,由学校办公室负责核稿。核稿的重点是:是否确需学校行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法规定等。

    对不宜以学校名义发文的,学校办公室退回主办部门、单位;对不符合办文程序、文字须作较多改动或表述不清,要求不明确,措施不具体等文稿,退回主办部门、单位并要求重拟。

    (四)学校办公室完成公文核稿后,送交主办部门、单位复核。主办部门、单位对学校办公室的修改进行复核;如再有实质性修改,需说明修改原因、理由。

    (五)复核完成后,学校办公室根据办公室领导审核意见,送校领导签发。

    以学校名义发文的上行文或属全局性重大问题的公文,由学校党委书记或校长签发。属具体工作问题,按照工作分工由分管校领导签发,其中涉及其他校领导分管的工作,需有关校领导审签后再签发;以学校办公室名义制发的文件,视具体情况,由分管校领导或办公室负责人签发。

    (六)公文签发后,由学校办公室完成制版、校对、分发等工作。

    学校的上行文和平行文,根据相关要求印制纸质公文向校外单位递送,校内以电子公文形式分发。

    学校的下行文,除涉密公文和特殊情况外,全部以电子公文形式分发,不再印制纸质公文。

    第二十一条 部门、单位发文:

    (一)部门、单位文件可通过OA系统的“部门发文”模块完成公文制发工作。
       
    (二)部门、单位应完善本部门、单位发文程序,切实精简公文数量,提高公文质量。部门、单位领导负责公文的审核签发,重要工作应请示分管校领导。

    第六章  收文办理

    第二十二条  校级收文由学校办公室负责。一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、督办、答复等程序。

    (一)签收。对收到的纸质公文逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。在接收电子公文时,应对公文的发送单位、公文的完整性等进行核对,确认无误后方可接收。

    (二)登记。对收到的公文逐件核查、分类登记,密级公文须附公文处理标签。

    (三)拟办。学校办公室对来文签收、登记或接收、下载后,非涉密公文要及时上传至OA系统,发送至学校办公室领导,提出拟办意见。其中,对属于要求部门、单位解决具体问题的来文,按照部门、单位职责范围,可直接转有关部门、单位。对属于需要校领导批办或阅知的来文,转有关校领导批阅。对紧急、重要公文应提出办理时限;对需要几个部门、单位承办的来文,须注明牵头承办部门、单位。

    (四)批办。对来文提出拟办意见后,其中需送学校领导批办或阅知的公文,学校办公室要及时报送有关校领导批阅;经批办过的公文,要按学校领导的批办要求及时分送有关部门、单位办理。

    (五)承办。有关部门、单位接到交办的公文后,应抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文不得延误、推诿。

    (六)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

    (七)督办。建立健全督办制度,由学校办公室负责。

    (八)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关部门、单位。

    第二十三条 各部门、单位应严格收文管理,强化收文程序。OA秘书应按时完成公文收发工作,并及时送交本部门、单位领导批阅。

    公文办理过程如涉及其他相关部门、单位的,主办部门、单位应主动协商、沟通。

    第二十四条 上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经本单位负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

     第七章  公文管理

    第二十五条 各部门、单位应当健全本部门、单位公文处理的有关制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

    第二十六条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖单位证明章。

    第二十七条 公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

    二十八条 公文处理完毕后,应按照《高等学校档案管理办法》和《温州医科大学档案管理工作实施办法》等有关规定,及时收集、整理、归档,并根据归档范围定期向档案馆移交(纸质公文和电子公文需同时移交)。个人不得保存应当归档的公文。

    第二十九条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经单位负责人批准,可以销毁。

    第三十条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人监销,保证不丢失,不漏销。其中,绝密公文应当登记造册,经学校领导签字审批,方可销毁。

    第三十一条 单位合并时,全部公文应随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案馆。

    工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

                    第八章   

    第三十二条 外事方面的公文,按照有关规定办理。附属医院公文处理可参照本办法,自行制定处理办法。

    第三十三条 本办法适用于学校各部门、单位。

    第三十四条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

    第三十五条 本办法自发布之日起开始施行。《温州医学院公文处理办法》(温医〔201140号)同时废止。

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


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